Het fundament van je preventiewerk

Je wilt als preventiemedewerker de risico’s die jij en je collega’s lopen zoveel mogelijk beperken. Daarvoor moet je precies weten aan welke risico’s jullie worden blootgesteld. Pas dan kun je immers passende maatregelen nemen. Daarom is één van je belangrijkste taken een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) opstellen. Daarin breng je alle risico’s precies in kaart. Ook zoek je de juiste maatregelen om de risico’s weg te nemen of zoveel mogelijk te beperken.

Ondersteun je werkgever
In artikel 5 van de Arbowet staat duidelijk dat iedere werkgever verplicht is om een RI&E op te stellen. Dit is het fundament van het arbobeleid in ieder bedrijf. De Inspectie SZW controleert of bedrijven allemaal een actuele RI&E hebben. In artikel 13 van de Arbowet staat dat jij als preventiemedewerker de werkgever moet ondersteunen bij het opstellen van RI&E. Dit is één van je belangrijkste preventietaken.

Wat staat er precies in de RI&E?
In de RI&E breng je de risico’s in kaart die jij en je collega’s lopen bij de uitvoering van het werk. Dat is méér dan een simpele opsomming. De naam zegt het al: je moet de risico’s niet alleen inventariseren, je moet ze ook evalueren of beoordelen. Dit betekent dat je precies uitzoekt hoe groot ieder risico is. De Arbowet zegt niet hoe je dit moet doen. Een goede manier is per risico uitzoeken hoe groot de kans is dat het misgaat, en hoe groot de gevolgen zijn als dat gebeurt. Vervolgens moet je per risico de beste oplossingen zoeken. Deze zet je in het plan van aanpak.

Controleer of er een RI&E is
Hoe ga je nu aan de slag met een RI&E? Kijk eerst of er voor je bedrijf al een RI&E is. Is dat niet het geval, dan moet je er een opstellen. Je kunt daarvoor het RI&E-instrument van jouw branche gebruiken. Dit kun je gemakkelijk vinden op www.rie.nl. Is er wel een RI&E, controleer dan:

  • wanneer deze RI&E is opgesteld;
  • of alle risico’s in kaart zijn gebracht en zijn geëvalueerd;
  • of er een plan van aanpak bij hoort.

Is de RI&E niet compleet, dan moet je hem aanvullen. Kijk ook of er veranderingen zijn geweest sinds de RI&E is opgesteld. Misschien zijn jullie andere machines gaan gebruiken of zijn er (veel) nieuwe werknemers bijgekomen. Dan moet je de RI&E actualiseren.

Wil je alle risico’s goed in kaart brengen, dan moet je RI&E uit een aantal vaste onderdelen bestaan. De Arbowet schrijft voor welke onderdelen dat zijn. Hoe je die onderdelen precies uitvoert, mag je zelf bepalen. Er zijn wel enkele handige tips om dit systematisch te doen.

Breng alle risico’s in kaart
De eerste stap is de inventarisatie. Je maakt dus een overzicht van alle risico’s waar jij en je collega’s mee te maken hebben bij het werk. Je kent zelf vast al veel risico’s. Maar het is belangrijk om ook aan je collega’s te vragen waar zij tegenaan lopen. Doe dit zo systematisch mogelijk. Je kunt bijvoorbeeld iedereen in je bedrijf een vragenlijst laten invullen. Volgens de Arbowet moet je hierbij extra aandacht besteden aan groepen werknemers die extra risico’s lopen, zoals zwangere vrouwen.

Beoordeel hoe groot ieder risico is
Vervolgens kun je de risico’s evalueren. Je beoordeelt dan hoe groot ieder risico is. Daarvoor kun je bijvoorbeeld de volgende vragen stellen:

  • Hoe groot is de kans dat het een keer misgaat?
  • Hoe groot zijn de gevolgen als het misgaat? Welke gezondheidsschade kan bijvoorbeeld bestaan?
  • Hoeveel werknemers lopen gevaar?
Prioriteiten stellen voor je plan van aanpak
Op basis je evaluatie van de risico’s, kun je prioriteiten stellen. Je kunt bijvoorbeeld punten toekennen aan het risico. Hoe meer punten, hoe groter het risico. De grootste risico’s geef je voorrang in je plan van aanpak. Door deze als eerste aan te pakken, kun je snel de risico’s voor zoveel mogelijk collega’s beperken.

Bedenk de beste oplossing voor ieder risico
Ten slotte kun je de beste oplossing voor ieder risico zoeken. De Arbowet bepaalt dat je hierbij de arbeidshygiënische strategie moet volgen. Dit houdt in dat je risico’s eerst bij de bron probeert weg te nemen. Alleen als dat echt niet kan, mag je andere maatregelen treffen. Dan kun je bijvoorbeeld werknemers van het gevaar afschermen. In de arbocatalogus voor je branche vind je ook oplossingen voor risico’s die in de branche veel voorkomen. Eén maatregel moet je altijd in de RI&E opnemen: alle werknemers hebben toegang tot jou als preventiemedewerker, bijvoorbeeld voor vragen.

Zorg voor een tijdsplanning en taakverdeling
Bij je plan van aanpak horen een goede tijdsplanning en een duidelijke taakverdeling. Anders is de kans groot dat het plan op de plank blijft liggen. Je kunt de volgende stappen doorlopen:

  • Op basis van je prioriteiten bepaal je wanneer je iedere oplossing wilt uitvoeren.
  • De deadline voor iedere oplossing zet je in het plan. Bedenk dat je niet alles tegelijk kunt doen!
  • Wijs voor iedere taak een uitvoerder aan. Je hoeft de maatregelen namelijk niet zelf uit te voeren. Het is vaak zelfs goed om collega’s erbij te betrekken en verantwoordelijk te geven voor een taak.
  • Is een maatregel uitgevoerd? Geef dit dan duidelijk aan in het plan van aanpak. Hier let de Inspectie SZW bij controles namelijk goed op.

Maak de RI&E bij iedereen bekend
Volgens de Arbowet moet je ervoor zorgen dat alle werknemers de RI&E kennen. Ze hebben het recht om te weten welke risico’s ze lopen. Ook is het belangrijk dat ze meewerken aan de maatregelen. Maak dus bekend dat je de RI&E hebt opgesteld of geactualiseerd. En laat iedereen weten waar ze de RI&E kunnen inzien. Dit kun je doen bij een toolboxmeeting of een voorlichtingsbijeenkomst.

Een volledige RI&E opstellen is een grote klus. Bovendien is het erg belangrijk dat je dit heel zorgvuldig doet. Gelukkig zijn er hulpmiddelen om de RI&E stapsgewijs uit te voeren. Dit maakt je werk gemakkelijker én voorkomt dat je dingen over het hoofd ziet.

Het RI&E-instrument
Voor diverse branches zijn speciale RI&E-instrumenten opgesteld. Ieder instrument is speciaal gericht op risico’s die in de branche veel voorkomen. Het instrument voor jouw branche helpt je eenvoudig om stapsgewijs een RI&E voor je bedrijf op te stellen. Veel instrumenten zijn erkend door de sociale partners in de branche. Als je een erkend instrument gebruikt en je bedrijf heeft niet meer dan 25 werknemers, hoef je de RI&E niet meer te laten toetsen door de arbodienst of een arbodeskundige.

Waar kun je de branche-RI&E vinden?
Wil je weten of er een RI&E-instrument is voor jouw branche? Op www.rie.nl kun je alle branche-RI&E’s vinden. Let wel goed op of het instrument voor je branche ook erkend is. De erkende instrumenten herken je aan het groene vinkje.

 

Alleen de RI&E uitvoeren is niet voldoende. De omstandigheden in je bedrijf veranderen immers voortdurend. Dit betekent dat ook de risico’s van het werk veranderen. De Arbowet schrijft voor dat je RI&E altijd actueel moet zijn. Je moet dus regelmatig controleren of dat nog het geval is.

Bepaal wanneer je de RI&E moet updaten
De Arbowet zegt niet hoe vaak je de RI&E moet updaten. Dat hangt van de omstandigheden af. Als de risico’s in je bedrijf veranderen, moet je de RI&E aanpassen. En soms komt er een betere oplossing voor een risico. Dan moet je die in je plan van aanpak opnemen. Twee handige vuistregels:

  • Kijk geregeld – bijvoorbeeld ieder halfjaar – of de RI&E nog actueel is.
  • Voer minstens één keer per vier jaar een nieuwe RI&E uit. Een verandering betekent niet altijd dat je de hele RI&E moet aanpassen. Soms hoef je maar één module te actualiseren.

Aanleidingen voor het aanpassen van je RI&E
Artikel 5 van de Arbowet noemt diverse zaken die aanleiding geven om je RI&E te wijzigen:

  • Je ervaring heeft je geleerd dat je dingen in de RI&E kunt verbeteren.
  • Jullie werkmethoden zijn veranderd, waardoor ook de risico’s zijn gewijzigd.
  • De werkomstandigheden zijn veranderd, wat andere risico’s meebrengt.
    De stand van de wetenschap maakt andere, betere oplossingen voor risico’s mogelijk.
    De professionele dienstverlening biedt nu andere, betere oplossingen voor risico’s.

Controleer de uitvoering van het plan van aanpak
Ga je de RI&E actualiseren, dan is het slim om alle stappen nog een keer te doorlopen. Zo weet je zeker dat je geen nieuwe risico’s of oplossingen mist. Kijk ook hoe het staat met de maatregelen in het plan van aanpak. Worden ze allemaal op tijd uitgevoerd of zijn er problemen? Dan kun je ingrijpen. Je kunt bijvoorbeeld kijken of een andere oplossing toch beter is. Of je kunt een andere collega verantwoordelijk maken voor bepaalde taken.

Het is jouw taak om te zorgen voor een actuele en complete RI&E. Maar dat hoef je niet alleen te doen. Soms is het zelfs verstandig om deskundige hulp in te roepen. Bijvoorbeeld als je met grote of lastige risico’s te maken hebt. Dan kun je de arbodienst om hulp vragen. Houd er wel rekening mee dat dit geld kan kosten. Als de RI&E af is, moet je ook bij de arbodienst aankloppen. De Arbowet schrijft namelijk voor dat je de RI&E moet laten toetsen.

Vraag om advies als je twijfelt
De RI&E opstellen is een flinke klus. Het is belangrijk dat je geen risico’s over het hoofd ziet en alle risico’s goed inschat. Ook moet je de beste oplossingen vinden. Twijfel je of dit lukt, dan is het verstandig om een deskundige van je arbodienst om advies te vragen. Een veiligheidskundige kan bijvoorbeeld adviseren over veilig werken met gevaarlijke machines. En een ergonoom kan je helpen gezondheidsklachten bij beeldschermwerkers te voorkomen.

Vergeet de OR of PVT niet
Artikel 27 lid 1 sub d van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) geeft de OR of PVT instemmingsrecht over de RI&E. Dit betekent dat je beslissingen over de RI&E alleen mag uitvoeren als de OR of PVT het ermee eens is. Denk bijvoorbeeld aan het RI&E-instrument dat je gebruikt, wanneer je de RI&E bijstelt en welke arbodienst de RI&E toetst. Als preventiemedewerker ben je ook een belangrijke adviseur van de OR of PVT. Je kunt dus gemakkelijk met deze collega’s over de RI&E overleggen.

Laat je RI&E toetsen door een deskundige
Heb je de RI&E opgesteld of geactualiseerd? Dan moet je deze nog laten toetsen. Dit mag je niet zelf doen, daarvoor moet je een deskundige inschakelen. Dit kan de bedrijfsarts zijn, maar ook bijvoorbeeld een veiligheidsdeskundige. Je arbodienst kan je helpen bij het kiezen van de juiste deskundigen. De arbodienst heeft ook alle deskundigen in huis. Op InPreventie kun je direct contact zoeken met een arbodienst.

Kleine bedrijven hoeven de RI&E niet te laten toetsen
Heeft je bedrijf 25 of minder werknemers in dienst? En heb je de RI&E opgesteld met behulp van het erkende RI&E-instrument van je branche? Dan hoef je de RI&E niet officieel te laten toetsen.